لایسنس سیسکو CWMS

آموزش برگزاری جلسات در سیسکو WebEx

ویروس کرونا و دورکاری در سازمان ها و شرکت ها:

لایسنس سیسکو CWMS

با توجه به مشکلات اخیر و خطر ابتلا به ویروس کرونا، این مسله مبحث داغ این روزها می باشد که مردم کشورهای مختلف را به خود مشغول کرده است. در این بین عده ای مجبور به قرنطینه در خانه شده اند اما با این حال قرنطینه کردن به معنی کار نکردن نیست و لزومی ندارد دست از کار خود بکشند. آن عده از افراد که کارشان به صورت آنلاین هم می تواند پیش برود، به دور کاری روی آورده اند و شرک ها و سازمانها نیز از این امر استقبال کرده اند.

در این متن قصد داریم شما را با ابزار لایسنس سیسکو CWMS جهت برگزاری جلسات در زمان دورکاری آشنا کنیم. جهت برگزاری جلسات در زمان دورکاری، محصول سیسکو WebEx را به عنوان راهکار مناسب می توان معرفی کرد و با هدف برگزاری جلسات داخلی و جلسات بین شرکتی مورد استفاده قرار داد. این مقاله با موضوع آموزش برگزاری جلسات و استفاده از سیسکو WebEx تهیه شده است.

با استفاده از Cisco WebEx Meeting Center در کنفرانس ‌های ویدیویی و وب، می‌توان میزان همکاری را افزایش داد و حجم کارهای بیشتری را در زمان کمتری به انجام رساند. Meeting Center این امکان را برای همه کاربران فراهم می ‌نماید که از طریق هر سیستم ویدئویی یا دستگاه موبایل به جلسات بپیوندند، در نتیجه فرد می‌تواند جلسات معمول را با هرکسی، در هر موقعیت مکانی، برگزار نماید.

از این طریق می‌توان پروژه‌ ها را حتی در شرایطی که امکان برگزاری جلسات حضوری نباشد، مدیریت نمود، جلسات مفیدی را با مشتریان، سازمان ها و کارکنان به صورت آنلاین برگزار کرد و تصمیمات آگاهانه ‌تر و سریع ‌تری را اتخاذ نمود.

چه هنگام مشارکت با همکاران، چه هنگام نیاز به ارتباط با مشتری ‌های احتمالی جدید، نمی توان منکر این شد که ملاقات شخصی موثرترین راه برای برقراری ارتباط می‌باشد. اما با این وجود از آن‌ جایی که سازمان‌ ها به یک بازار سراسری توسعه می ‌یابند و کارکنان Remoteی و غیرساکن (Mobile) بیشتری را در برمی‌گیرند، این همکاران ممکن است در هر لحظه در هر جایی باشند، بنابراین ملاقات شخصی پر دردسر می‌باشد.

 پس مهم است که ابزار ارتباطی و همکاری داشت که قادر باشند صرف نظر از موقعیت مکانی افراد، بلافاصله با افراد به همان میزان خصوصی و تعاملی ارتباط برقرار کند که ملاقات رو در رو و حضوری فراهم می کند. به همین خاطر است که امروزه ویدئو به یک ابزار ضروری کسب ‌و کار تبدیل شده است. مشکل این است که بسیاری از فناوری‌ ها و ابزار ها و محصولات مورد استفاده، به طور جهانی پشتیبانی نمی‌گردند و همیشه با یکدیگر خوب کار نمی‌کنند. این امر باعث شده کاربر نتواند در جلسات شرکت کند و به آن‌ها از میز کار خود، اتاق کنفرانس و یا در حال حرکت و جابه‌جایی بپوندد. این‌ گونه مشکلات، سرعت بهره‌وری را بی شک پایین خواهد آورد. سازمان‌ ها لازم است راهکارهایی را اجرا نمایند که پیچیدگی تجربه‌ جلسه‌ ویدیویی را با صدای شفاف و به ‌اشتراک‌گذاری محتوا در همان جلسه رفع نمایند. جهت برگزاری جلسات با نتیجه مطلوب‌تر و موثرتر، کمپانی نام آشنای سیسکو، جلسات ایمن و قابل اطمینان لایسنس WebEx سراسری، ارائه می‌ نماید.

مزایا و قابلیت های لایسنس وبکس

• کاربر بدون این که نیاز به حضور فیزیکی داشته باشد، می‌تواند به طور موثرتری با مشتریان، شرکا و کارکنان مشارکت کند.

• افراد می‌توانند با به ‌اشتراک‌گذاری یکپارچه‌ی محتوا، ویدئو و صدا، به صورت همزمان در یک جلسه، سرعت تصمیم گیری را بالا ببرند.

• با برگزاری جلسات در اتاق شخصی و سفارشی سازی شده خود فرد که همیشه در دسترس است، کاربر می‌تواند میزان آسودگی و راحتی را بیافزاید.

• با برگزاری ویدئو کنفرانس می توان اعتمادسازی کرد، به طوری که گویی فرد ملاقاتی حضوری داشته است. همچنین می‌توان دیگران را دعوت نمود تا با استفاده از سیستم ویدئویی خود به جلسه ملحق شوند.

• می‌توان همزمان با مدیریت پروژه‌ها، اطلاعات، داده ها و ایده‌ها را با افراد و یا گروه‌هایی از هرجای دیگر صرف نظر از مکان جغرافیایی به اشتراک گذاشت.

لازمه یک کسب ‌و کار قوی، ارتباطات قوی می باشد. پیشرفت، بهره‌وری و نو آوری به ارتباطات پایدار با گروه ها، شرکای تجاری و مشتریان وابسته است.

پیش از عصر ارتباط از طریق تکنولوژی، جلسات شخصی و حضوری وسیله‌ای بودند برای توسعه‌ روابط کاری اما برای گروه‌هایی که از هم فاصله دارند و شرکای پراکنده‌ امروز، برگزاری جلسات شخصی و حضوری همیشه امکان پذیر نیست. آمار جالبی در این زمینه وجود دارد. فعالان علمی بنا به گفته‌ National Statistics Council، به طور میانگین ۳۷ درصد وقت خود را در جلسات می‌گذرانند. و طبق گفته‌ شرکت Ovum، جلسات به طور میانگین، نزدیک به ۱۱ دقیقه زمان می‌ برند تا آغاز شود. در آخر، وقتی افراد سرانجام وارد این جلسات می‌شوند، در واقع بسیاری از آن‌ها آن ‌جا حضور واقعی ندارند. بنابه آمار Interaction Associates، به میزان ۷۰ درصد اذعان کردند که در طول جلسات، چند کار را به طور همزمان انجام می‌دهند. بنابراین، جلسات کارآمد یکی از اولویت‌ های کسب‌وکار است.

جهت برگزاری جلسات به طور کارآمد، افراد به راهکارهایی نیاز دارند که به آن ‌ها این امکان را بدهد که به راحتی هرکسی را دعوت بنمایند و مطمئن گردند که تمام افراد می‌توانند از دستگاه منتخب خود، صرف نظر از موقعیت مکانی آن‌ها، حضور بیابند. با Cisco WebEx Meeting Center دیده شدن، شنیده شدن و همکاری کارآمد برای همه به راحتی فراهم می گردد، حتی زمانی که افراد از هم بسیار دور هستند. اکنون هرکسی می‌تواند از داخل یا خارج سازمان، با استفاده از موبایل، دسکتاپ، یا دستگاه ‌های Video Room به جلسه بپیوندد. همه می‌توانند از تجربه‌  جلسه‌ آسان و متداوم و بدون قطعی لذت ببرند و کاملا در جلسات دخیل شوند بدون ‌آنکه دغدغه  مسائل پیچیده‌ فنی را داشته باشند.

دیگر ویژگی های لایسنس WebEx

برگزاری ویدئو کنفرانس

کاربران قادرند با دعوت دیگران برای پیوستن به جلسات از طریق سیستم ویدئویی مبتنی بر استانداردها و حتی سیستم‌های اختصاصی خود، همانند Microsoft Skype for Business، مشارکت کاربران را افزایش داده و اعتمادسازی کند، دقیقا مانند ملاقات حضوری. همه‌ی افراد می‌توانند از ویدئو با حداکثر رزولوشن ۷۲۰p و محتوا با حداکثر رزولوشن ۱۰۸۰p برخوردار گردند. با ویدیوی HD یکپارچه، شرکت‌ کنندگان این امکان را خواهند داشت که حداکثر ۷ شرکت کننده و شخص در حال سخنرانی را مشاهده کنند.

استفاده از محتوای چندرسانه‌ای

کاربر می‌تواند در حین سخنرانی خود از محتوای چندرسانه‌ای، از جمله PowerPoint، انیمیشن‌های Flash، فایل‌های ویدئویی، مبتنی بر وب و صوتی استفاده نماید. به علاوه، تجربه‌ی چندرسانه‌ای از سرویس‌های Captioning بسته‌ی Third-party که متن زنده‌ی در حال Stream یا یک Feed ویدیویی مفسر زبانِ اشاره را ارائه می‌نمایند، پشتیبانی می‌کند.

اتاق‌های کنفرانس شخصی

کاربر می‌تواند در اتاق کنفرانس شخصی و دائمی خود حتی سریع ‌تر جلسه برگزار نماید. وی می‌تواند از پیش زمان ‌بندی کند یا دسترسی به  اتاق را برای عموم باز بگذارد، قفل کند و یا به راحتی به افراد منتظر در سالن انتظار، اجازه‌ ورود دهد. اگر فرد توانایی حضور در جلسه را نداشته باشد می‌تواند Host دیگری را انتخاب نماید تا جلسه را در اتاق خود، درست طبق زمان‌بندی، آغاز و اداره کند. علاوه بر آن می‌توان در زمان صرفه ‌جویی نمود و جلسات را از Cisco Spark زمان‌بندی کرد، از برنامه‌ی کاربردی Cisco Spark خود به جلسات Cisco WebEx پیوست یا به راحتی مستقیما به فضاهای Cisco Spark متصل شد تا مکاتبات را بعد از اتمام جلسه ادامه داد.

رابط کاربری مشارکتی

یک رابط مدرن، تجربه‌ی کاربری آسان و شفافی را ارائه می‌نماید. کاربر می‌تواند تعامل با دیگران را از طریق نمایش Avatar خود در مواقعی که تصویر خود را به اشتراک نمی‌گذارد، افزایش بدهد. فرد می‌تواند محتوا یا تمام صفحه نمایش خود را به صورت Real Time با حضار به اشتراک بگذارد. حضار می‌توانند کنترل را در دست بگیرند و محتوا به اشتراک بگذارند یا در مورد محتوای فرد حاشیه‌ نویسی انجام دهند. در ادامه، فرد می‌تواند صفحه نمایش خود را از دستگاه‌های Android و محتوای خود را از iPhone یا iPad خود به اشتراک گذارد. با استفاده از قابلیت به ‌اشتراک‌ گذاری فایل‌ها در IBM Connections Cloud و مشارکت جمعی که برای سازمان‌ ها طراحی ‌شده است، سازمان ‌ها می‌توانند نیروی کار سریع ‌تر و هوشمندی از این طریق داشته باشند.

قابلیت Active Speaker

از دیگر قابلیت های این ابزار استفاده از Active Speaker در حین جلسه است. کاربر می‌تواند با استفاده از فناوری Active Speaker، که به طور اتوماتیک تصویر سخنگو را در پنجره‌ی Active Speaker نمایش می‌دهد، بر کسی که در حال سخن گفتن است تمرکز بیشتری داشته باشد.

صدای یکپارچه ‌سازی‌ شده

می‌توان با صدای یکپارچه‌ سازی ‌شده‌ی لایسنس سیسکو CWMS یک جلسه‌ تعاملی ارائه نمود. همچنین می‌توان از یک گستره‌ی امکانات صوتی Third-party بهره برد. فرد می‌ تواند Toll یا Toll-free و یا Call-in یا Call-back را انتخاب نماید و یا اینکه به بقیه افراد حاضر در جلسه این امکان را بدهد که با استفاده از VoIP یا صدای Built-in کامپیوتر خود، متصل گردند. پشتیبانی صوتی Wideband با استفاده از VoIP حتی بر شبکه‌ های دارای پهنای باند کم، کیفیت صدای قابل توجهی را ارائه می‌ دهد.

برقراری تماس توسط Meeting

می‌توان کاری کرد که Meeting با فرد تماس بگیرد، به عبارتی زمانی که جلسه آغاز می‌گردد کافیست که شماره تلفن یا سیستم ویدیویی منتخب خود را وارد نماید تا بدون شماره‌گیری، بدون رمز عبور Meeting با وی تماس برقرار کند.

استفاده از چت و نظرسنجی

می‌توان حین یک جلسه، به طور خصوصی یا عمومی با دیگر اعضای جلسه چت کرد و با نظرسنجی‌ های Real-Time، کیفیت جلسه را ارتقا داد.

ضبط، ویرایش و بازپخش جلسات

شخص می‌تواند به طور ایمن از جلسات خود برای مراجعات بعدی، تمرین یا نمایش آن‌ها، رکوردهای رمزگذاری ‌شده بسازد. همچنین می‌تواند جلسات را از دستگاه ‌های موبایل مجدد پخش کند.

دسترسی سریع و آسان به جلسه

می‌ توان جلسه ‌ای را آغاز نمود و حضار را بلافاصله از دستگاه موبایل، سیستم ویدئویی، دسکتاپ، Taskbar، یا برنامه ‌های کاربردی دلخواه، دعوت کرد.

سهولت در دعوت اشخاص به جلسه‌

فرد می‌تواند با استفاده از یک تماس تلفنی خودکارسازی‌ شده، پیام نوشتاری، ایمیل از Local Client یا اتاق شخصی، یا پیام لحظه‌ ای، دعوت‌نامه و یادآور ارسال نماید.

پشتیبانی موبایل

با به ‌اشتراک‌گذاری محتوا، تصویر و صدا از طریق Android، iPhone، iPad و Apple Watch، دستگاه ‌های Wearableی Android و دستگاه‌های Windows Phone 8، می‌توان از یک تجربه‌ جلسه‌ مفید و کاربردی بهره برد.

پشتیبانی Cross-Platform

می‌توان بر روی تمام پلتفرم‌ های سیستم عامل های رایج، مانند Windows، Mac و Linux با هرکسی جلسه برگزار نمود و از طریق مرورگرهای Internet Explorer، Safari، Firefox، Chrome و Edge به جلسات ملحق شد.

Cisco WebEx یک سرویس قابل اطمینان، مقیاس‌پذیر و ایمن

راهکارهای کنفرانس ویدئویی و وب Cisco WebEx به کاهش هزینه‌ ها کمک می‌کند و امکان تمرکز بر اولویت ‌های اصلی را فراهم می سازد. Meeting Center به عنوان یک (Software as a Service (SaaS از طریق Cisco Collaboration Cloud ارائه گردیده ‌است و ارائه و توسعه‌ آن در حین پیشرفت سازمان  آسان است. Cisco Collaboration Cloud یک شبکه‌ی جهانی با مقیاس سازمانی است که مشخصا برای ارائه‌ ی هرچه ایمن ‌تر برنامه ‌های کاربردی On-Demand طراحی شده است و یک معماری مقیاس ‌پذیر، قابلیت دسترسی متداوم و امنیت Tenant چندلایه ا‌ی را که توسط  Auditهای مستقل، مشتمل بر SSAE-16 و ISO 27001 ارزیابی‌ شده است، ارائه می‌نماید.